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第180章（第1页）

16利用剩余的空间对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事，基于这点，你可以借鉴别人成功地利用现有多余空间的方法。首先，将壁橱的拉门去掉，以布帘代替拉门，然后再放入一个由上到下都可使用的架子，再利用拉门在上层制成一个架子，可摆设东西。如此一来，壁橱里面、上面，加上高空的架子，再多的书，也不怕没有地方放了！

房间内，若从床到屋顶的空间，都被完全利用，可使你多出一间藏书室。恐怕99的人都会觉得天花板没有什么用途，即使加以利用，也顶多是在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言，这片空间却很宝贵。办公室的桌上放着一把卷尺，如果有意购买新书架时，一定将其长宽高作正确的测量，尽可能从书架目录中选出最适当的书架。如何有效利用空间，比如在公司里，休息室中的墙壁空间正适合书本的收藏，也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。即使自己的房子，也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三角形，一般人会认为这片空间很难利用。却要本着&ldo;绝不浪费&rdo;的原则，立刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门，如此一来，你的家里又多了一个小型贮藏室。

为了保存不断累积的资料，书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间，也都要充分利用。所以选择书架时，坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先考虑条件。但无论多狭窄，只要下点功夫，便可将狭窄的地方变成宽阔的空间。

书架必须作合理的分配计划，这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。以&ldo;整理术&rdo;而言，充分利用空间，也应是查阅资料的一大重点。

17玻璃柜式的书柜并不实用随时随地都能方便取阅的书架是最理想的，如书房、客厅、寝室等，在家里到处都有放书，即使是厕所也不例外。在狭窄的空间中，要将书架放在随手可及的位置，似乎不容易。但是，只需多花点心思，充分利用狭隘的空间，便可将书放在最适当的位置。譬如有人利用楼梯的空间，制作开放式的书架，象这种自己动脑筋想出的方法，不也是很有趣吗？

公司大多采用不锈钢书架，也有些公司在会客室摆设木制书架，这些书架往往加上玻璃窗，以防止灰尘进入。事实上这并不实用，反而碍事。书架的目的是使书有固定位置，并且取用方便，最主要是缩短查阅时间，所以玻璃门对书架而言，反而浪费时间，毫无益处。

18书籍复印后必须立刻归位书架的目的是给书一个固定位置，所以取用后一定要即刻放回原处。

书从取出到放回原处，常需经过一段时间，短则半天、一天，长则甚至好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书架必显得凌乱不堪。

查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案了。

利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导致书架的紊乱。

19尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，不应沦为室内装璜的一部分。

另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。

但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架&ldo;专柜化&rdo;。以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的&ldo;相关柜&rdo;，柜中以法律书籍为主，而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异，却都隶属法律，故以专柜方式来收集。

当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。

例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。

20书架的柜子以&ldo;半成品&rdo;看待书架的分柜法，最好以&ldo;半成品&rdo;来看待比较适当。例如把整套百科全书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分，以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。

因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、重新划分。

将有关的资料收集成册，再收入&ldo;相关&rdo;柜子内，例如遗产税的申请书格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以&ldo;相关连柜法&rdo;予以收集整理。

收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将书架视作&ldo;半成品&rdo;，常常整理，使查阅资料更加便捷。

办公文具整理技巧1笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、铅笔、派克笔等三大&ldo;法宝&rdo;，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。

总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔，就不是单纯的喜欢因素，而是以&ldo;整理术&rdo;的观点所作的选择。不同于一般人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。

家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法完整回忆起来，不是十分遗憾吗？

如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。

在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很重要。

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